Het vijfde deel van het 6-luik met betrekking tot de interne processen gaan we benaderen vanuit het perspectief van de afdeling Inkoop. In dit vijfde deel dat betrekking heeft op de zieke werknemer probeer ik me vooral te richten op alles wat werk gerelateerd is.
Grote organisaties
Een afdeling die vrijwel nooit benoemd wordt als het gaat over verzuim. Begrijpelijk omdat het vaak alleen de grotere organisaties zijn waarbij de afdeling Inkoop onderdeel is van de verzuimprocessen. De organisaties die werken met een eigen (dedicated) bedrijfsarts en professionals in dienst van het bedrijf. Geen gebruik makend van een providerboog van de arbodienst. Meestal geen of een beperkte providerboog hebben waar het gaat over het inkopen van verzuiminterventies.
De afdeling Inkoop heeft vier aandachtsgebieden waar het gaat over verzuim:
- Het inkopen van een interventie gericht op het individu met als doel terugkeer naar (aangepast) werk.
- Het inkopen van interventies gericht op het individu maar regelmatig terugkerend zoals bijvoorbeeld psychische interventies, rug-training en bedrijfsmaatschappelijk werk.
- Het inkopen van hulpmiddelen ter preventie om bepaalde risico’s terug te dringen die op een (beperkt) deel van het personeel van toepassing zijn.
- Het inkopen van hulpmiddelen om personeel te binden met een goed gezondheidsbeleid zoals stoelen, bureaus laptops, fruit, enz.
We zien regelmatig dat met name voor het eerste punt weinig tot geen aandacht is. Voorkomende misverstanden zijn inkoopaanvragen die onbehandeld in de mailbox blijven, interventies worden ingekocht bij een partij op basis van prijs en niet op bewezen effectiviteit en er worden bij verschillende partijen offertes worden opgevraagd waarbij het offertetraject (te) veel tijd in beslag neemt. Gevolg is dat verzuim langer duurt dan noodzakelijk.
Bij een deel van de organisaties zien we dat de regelmatig terugkerende interventies van punt twee behandeld worden als een interventie onder punt één. Erg jammer omdat juist hier kansen liggen om de tijd te nemen voor onderzoek naar de meest geschikte interventie tegen de beste voorwaarden. Naast een goede interventie kan hier ook inkoopvoordeel worden behaald.
Punt drie en vier verlopen meestal goed. Hierbij gaat het hart van de inkoper sneller kloppen. Mooie aanbestedingen worden uitgezet en vaak wordt een stukje vakwerk geleverd.
De afdeling Inkoop heeft door haar werkzaamheden intern ook te maken met verschillende andere afdelingen voor wat betreft verzuim.
- De leidinggevende: deze zal in zijn/haar rol als casemanager het verzoek tot inkoop indienen
- De HR adviseur/casemanager: die signaleert wanneer bepaalde type uitval vaker voorkomen binnen het bedrijf en hiervoor
- De facility manager: die de ingekochte goederen binnen het bedrijf managet
- Het management/de directie: die bepalen welke hulpmiddelen in groten getale ingekocht worden en zijn vaak budgethouder
- De administratie: die de betaling van de ingekochte hulpmiddelen/interventies gaat doen en onderzoekt of er een verzekering is die bijdraagt.
Zonder dat we het ons vaak realiseren staat ook de afdeling Inkoop midden tussen de verzuimprocessen. Zorg er daarom voor dat je als organisatie een onafhankelijk professional inschakelt die jou ondersteunt bij het inrichten en bewaken van de interne processen bij ziekteverzuim. Hierdoor kan de organisatie zich blijven focussen op haar product of dienst.
Wil jij hier eens over door praten? Stuur me dan een e-mail op ruben@match-arbo.nl
Ruben Hartog
Partner Match-Arbo