Het vierde deel van het 6-luik met betrekking tot de interne processen gaan we benaderen vanuit het perspectief van de afdeling Finance. In dit vierde deel dat betrekking heeft op de zieke werknemer probeer ik me vooral te richten op alles wat werk gerelateerd is.
Op de afdeling Finance, ook wel “de administratie” of “de boekhouding” genoemd, vinden allerlei werkzaamheden op het gebied van (loon)administratie, boekhouding en belasting plaats. De financial controller of leidinggevend van de afdeling adviseert en ondersteunt vervolgens het hogere management van een organisatie. Hij/zij adviseert bij financiële, bedrijfskundige en strategische vraagstukken. Daartoe maakt hij of zij rapportages, voert analyses uit, stelt budgetten vast en optimaliseert processen. In dit geheel heeft ook ziekteverzuim haar plaats.
Welke taken liggen er op de afdeling Finance met betrekking tot ziekteverzuim?
De afdeling Finance is vaak niet de eerste afdeling waar je aan denkt op het moment dat een werknemer uitvalt. Toch vinden er op deze afdeling voor zowel werkgever als uitgevallen werknemer belangrijke taken plaats. Denk bijvoorbeeld aan:
– Aanpassen uitbetaling loon conform wet/cao/arbeidscontract/bedrijfs-regelement
– Afsluiten en onderhouden inkomensverzekeringen
– Narekenen ontvangen uitkeringen van verzekeraar
– Narekenen ontvangen uitkering UWV
– Afstemming met HR over loongevolgen voor uitgevallen werknemer
– Eventueel voeren van het informatiegesprek met de uitgevallen werknemer
– Contact met de afdeling inkoop over de inkoop van interventies
– Afstemmen met de (onafhankelijk) casemanager over het verloop
Deze of enkele van deze taken worden vaak “vergeten” op het moment dat een werknemer uitvalt. Zo wordt er bijvoorbeeld nog vaak te veel salaris overgemaakt en kloppen ontvangen bedragen van verzekeraars zowel in positief als in negatief opzicht niet. Hierdoor wordt in enkele gevallen veel geld ten onrechte uitgegeven of niet ontvangen.
Hoe waarborg je deze processen?
Ondanks dat je niet gelijk aan de afdeling Finance denkt bij ziekteverzuim is het goed om na te denken over de interne processen die ervoor zorgen dat ook deze afdeling tijdig aanhaakt. Er moet een lijntje zijn met een procesregisseur.
Een onafhankelijk proces-/casemanager is in staat om alle processen in kaart te brengen en deze te bewaken. Zorg er daarom voor dat dit profiel ook binnen jouw organisatie een rol krijgt. We zien nog te vaak dat iemand van HR ziekteverzuim er “even” bij doet of dat de teamleider in het eigen regie model een veel te grote rol krijgt. Een onafhankelijk proces-/casemanager verdient zichzelf terug en meer dan dat!
Wil jij hier eens over door praten? Stuur me dan een e-mail op ruben@match-arbo.nl
Ruben Hartog
Partner Match-Arbo