De collega’s van de uitgevallen werknemer en verzuim
Het tweede deel van de 6-luik met betrekking tot de interne processen gaan we benaderen vanuit het perspectief van de collega’s van de uitgevallen werknemer. Naast de directe uitvoerende collega’s speelt ook de leidinggevende hierin vaak een voorname rol. In het stuk over de zieke werknemer probeer ik me vooral te richten op alles wat werk gerelateerd is.
Directe collega’s
Een collega valt uit en dan. Erg vervelend voor hem of haar, maar vaak zijn de gevolgen voor de directe collega’s op korte termijn te overzien. Allemaal een extra stapje zetten en indien nodig, maken we enkele extra uren. In dit ideale scenario is het mogelijk om enkele weken een uitgevallen werknemer op te vangen. Het zorgt zelfs voor een krachtig teamgevoel. De algemene opvatting is dat wanneer verzuim langer dreigt te duren er gekeken moet worden naar structurele vervanging.
Maar wat doe je als één of misschien wel twee werkende collega’s in het team al op hun tenen lopen? Bijvoorbeeld door een verstoorde work-life balance of fysieke ongemakken en daardoor niet mee kunnen/willen in het maken van extra uren. Wanneer deze collega’s vanuit sociale druk wel extra uren gaan maken dan ligt een burn-out of overbelasting van het bewegingsapparaat op de loer. Het domino effect treedt dan op en voor je het weet valt er nog een collega weg. Opdrachten komen onder druk te staan en de werkgever moet mogelijk afzien van nieuwe projecten. Dit kan uiteindelijk invloed hebben op de bedrijfscontinuïteit. We zien dit vaker bij afdelingen/divisies waar de werkdruk al behoorlijk hoog is. In de economie waarin we leven is dat momenteel op erg veel werkplekken.
Wanneer collega’s de sociale druk weerstaan en voor zichzelf kiezen, kunnen binnen het team van de uitgevallen werknemer andere krachten gaan spelen. De werknemers die een stapje extra doen vs. de werknemers die (verstandig) voor zichzelf kiezen. Er kan een verwijtende sfeer met als gevolg onderlinge irritaties ontstaan. Dit is funest voor de afdeling.
De Leidinggevende
Zoals je merkt komen juist bij ziekte de managementkwaliteiten van de leidinggevende in beeld. Zeker wanneer de leidinggevende als casemanager onderdeel is van het eigenregiemodel. Naast het managen van het personeelstekort krijg je dan ook te maken met het begeleiden van de werknemer om weer op te bouwen in (aangepast) werk.
Contact met de naaste collega’s
Het missen van een werknemer betekent voor de leidinggevende in eerste instantie dat hij of zij direct goed moet communiceren met de overige collega’s. Werk verdelen, inschatten en bespreken of iedereen kan meedelen in het extra werk. Het uitleggen waarom bepaalde collega’s eventueel niet meedelen in het extra werk en inschatten of het verstandig is om direct versterking te zoeken. Belangrijk is om de collega’s regelmatig van een update te voorzien en te bespreken of iedereen het nog vol kan houden. Zeker wanneer er nog geen versterking is gevonden. De privacyregels maken dit voor de leidinggevende een behoorlijke uitdaging.
Contact met de uitgevallen werknemer
De leidinggevende speelt een belangrijke rol bij de terugkeer van de werknemer richting werk. Binnen het eigen regie model is de leidinggevende ook de casemanager, dus de spin in het web. Door de druk op de afdeling, zoals hierboven beschreven, is het voor de leidinggevende verleidelijk om zich niet helemaal te houden aan een door een bedrijfsarts/arbeidsdeskundige opgesteld opbouwschema. De werknemer wil immers zelf ook sneller gaan dan aangegeven en geeft dan aan dat het goed gaat. Gevolg is echter vaak dat de werknemer een stapje terug doet i.p.v. van vooruit.
Het ‘eigen regie model’ kan medewerkers helpen om inzicht te krijgen en geeft het handvaten om de dialoog aan te gaan en individuele afspraken te maken met hun leidinggevende. Dit gesprek is het belangrijkste onderdeel van duurzame inzetbaarheid. Goede gesprekken voeren is echter niet gemakkelijk. Waar moet je het over hebben? wat mag je wel bespreken? wat niet en hoe leidt een goed gesprek tot aanpassing in het gedrag? Het is echter geen checklist die even afgevinkt kan worden. Een goed gesprek vereist vooral sociale vaardigheden zoals aandacht en interesse.
Contact met aanverwante actoren
Naast de zieke werknemers en de collega’s heb je als leidinggevende met nog meer partijen te maken. De HR-afdeling om de mogelijkheden en de financiële gevolgen te bespreken binnen het bedrijf. De afdeling inkoop wanneer een interventie ingekocht dient te worden. Het interventiebedrijf voor de ingekochte interventie. De afdeling administratie om loongevolgen of verzekeringsuitkeringen op te pakken en de bedrijfsarts/arbeidsdeskundige om onder andere het opbouwschema te bespreken.
Er wordt behoorlijk veel gevraagd van de leidinggevende en dit is ook de reden waarom het erg belangrijk is dat hij/zij voldoende ondersteund wordt vanuit de organisatie. Zorg er daarom als organisatie voor dat je de interne processen zo goed mogelijk ingeregeld hebt. Dit is overstijgend aan de arbodienst of bedrijfsarts waar je wel of niet mee werkt.
Wil jij hier eens over door praten? Stuur me dan een e-mail op ruben@match-arbo.nl
Ruben Hartog
Partner Match-Arbo